Segédlet a „szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás” elkészítéséhez – EMMI

A támogatási szerződésben rögzített feladatok, kötelezettségek – vagy ha a szerződés részteljesítéshez írja elő annak – teljesítését követően a szerződésben meghatározott határidőn belül a kedvezményezettnek beszámolót kell benyújtani, amely két részből áll, szakmai beszámolóból és pénzügyi elszámolásból.

1. A szakmai beszámoló tartalma

A szakmai beszámolóban az azonosító adatokon (név/megnevezés, lakcím/székhely címe, adóazonosító jel/szám, a szerződés száma és a szerződésben rögzített tevékenységen, illetve a támogatás tárgyán) kívül a szerződésben vállalt feladat teljesítésére ezen belül értelemszerűen – a feladat jellegétől függően -, az alábbiakra kell kitérni:

• Rendezvény esetében: az eredeti műsorterv (ütemterv, forgatókönyv stb.) teljesítése, eredménye, foto-, médiamegjelenés a fellépők/előadók neve, szervezete, a résztvevők köre, a megjelentek pontos vagy becsült létszáma, a műsortervtől való eltérés oka, ez mennyiben befolyásolta a tervezett eredményt, mivel helyettesítették az elmaradt előadást/bemutatót, a közönség miként fogadta az előadásokat/bemutatókat, a rendezvénynek milyen volt a társadalmi, szakmai visszhangja. Rendezvénysorozat esetén, vagy ha a rendezvény nem kifejezetten csak a minisztérium ügykörébe tartozó témával foglalkozott, kimutatást kell készíteni arról, hogy mely előadások/bemutatók foglalkoztak a minisztérium ügykörébe tartozó kérdésekkel.
• Oktatás, továbbképzés esetében: csatolni kell a tematikát, témánként leadott órák számát, a résztvevők által aláírt jelenléti ívet, amelyen a hallgató elérhetősége is feltüntetésre került. A beszámolóban be kell mutatni röviden minden előadó felkészültségét, szakképesítését, szakmai gyakorlatát, a témával kapcsolatos tudományos munkásságát, fontosabb publikációit. Be kell mutatni a hallgatói kört (milyen intézménytől, vagy etnikumból, vagy fogyatékkal élők csoportjából vettek részt), és az oktatók miként értékelték a hallgatóságot, valamint azt, hogy a hallgatók miként értékelték az egyes előadásokat, elégedettek voltak-e az oktatókkal, az oktatás színvonalával, milyen eredményt ért el az oktató, kap-e az oktatáson résztvevő valamilyen tanúsítványt/végzettséget igazoló okiratot a részvételről.
• Tanulmány készítés esetén: ismertetni kell röviden a tanulmány kidolgozásának szükségességét és hasznosíthatóságát, tartalmának rövid összefoglalását, kiemelve a következtetéseket és javaslatokat, megjelölve a kidolgozáshoz szükséges saját kutatási eredményeket és a forrásul felhasznált szakanyagokat, továbbá, hogy az elkészített tanulmány hol kerül publikálásra. Csatolni kell a tanulmányt, a szerződésben meghatározott példányban, továbbá – amennyiben a szerződésben ez előírásra került – csatolni kell a kedvezményezett nyilatkozatát arról, hogy az elkészült tanulmányt a minisztérium felhasználhatja, szabadon terjesztheti.
• Felmérés, vizsgálat esetén: ismertetni kell röviden a felmérés, vizsgálat tárgyát, terjedelmét, szükségességét, az eredmények hasznosításának területeit, rövid összefoglalóban az eredményeket, a következtetéseket és javaslatokat, továbbá, hogy az elkészített anyag hol kerül publikálásra. Csatolni kell az elkészült anyagot, a szerződésben meghatározott példányban, továbbá csatolni kell a kedvezményezett nyilatkozatát arról, hogy az elkészült anyagot a minisztérium felhasználhatja, szabadon terjesztheti.
• Szervezet működésének támogatása esetén: ismertetni kell, hogy a működés során milyen feladatot milyen technikai felszereltséggel láttak el, mennyire nyitott és mennyire zártkörű a szolgáltatás, azt mennyire ismeri a társadalom, az a társadalom mely rétegét érinti, és mennyiben kapcsolódik a tárca feladataihoz, a szolgáltatást a beszámolási időszakban hányan vették igénybe. Rezsiköltségek esetén a szolgáltatás végzésével töltött munkaóra, személyi kifizetések esetén hány fő megbízási díja/munkabére.
  Úgynevezett ernyőszervezet esetében a beszámoló mutassa be az ernyőszervezet saját működését és szolgáltatásait (beleértve azokat, amelyeket a célcsoportnak nyújt, és azokat is, amelyeket a tagszervezeteinek nyújt), ezen kívül az ernyőszervezet összegezve mutassa be a tagszervezetek saját működését, valamint a célcsoportjaiknak nyújtott szolgáltatásait. A beszámolónak értelemszerűen tartalmaznia kell releváns számadatokat is, ugyanis ennek hiányában a támogatás felhasználása nem értékelhető.
• Beruházás esetén: rövid műszaki leírásban ismertetni kell a beruházást, annak megvalósítási módját (mire irányult, miként valósult meg, építés esetén ki volt a kivitelező, hogyan történt a kivitelezés) a beruházás szükségességét, eredményességét, esetleges eltérést a szerződésben, illetve eredeti tervben foglaltaktól (kitérve annak okára, költségkihatására, a szükséges engedélyek beszerzésére, bejelentési kötelezettségek teljesítésére). Csatolni kell a műszaki átadás jegyzőkönyvének másolatát és a használatbavételi, illetve működési engedély hiteles másolatát.

A beszámolókat a támogatás tárgyától függően megfelelő részletességgel kell összeállítani – dokumentumokkal, fényképekkel, egyéb audio-vizuális eszközökkel illusztrálni azt. A támogatásból megvalósult program eredményét ki kell emelni a beszámolóban.

2. A pénzügyi elszámolás tartalma

a) A pénzügyi elszámolásban az azonosító adatokon (név/megnevezés, lakcím/székhely címe, adóazonosító jel/szám, a szerződés száma, számlavezető bank neve és a támogatott bankszámlaszáma) kívül értelemszerűen – a feladat jellegétől függően – az alábbiakra kell kitérni:

• Tételesen be kell mutatni, hogy a támogatást és az előírt saját forrást mire használták fel, és a költségek hány százalékát fedezték a szerződés szerinti támogatásból.
• A nyújtott támogatásra nézve részletesen, az előírt saját forrás vonatkozásában annak a főösszegére nézve szövegesen indokolni kell az eredeti költségtervtől való eltérést alátámasztva azt egy összehasonlító táblázattal, amelyben tételesen követhetők a következő pontok: eredeti költségtervben meghatározott költségek, a feladat megvalósításával felmerült és elszámolandó költségek, a kettő közötti %-os eltérés.
• Az elszámoláshoz szükséges számla, számlahelyettesítő okirat, átutalási és/vagy pénztári bizonylat (a továbbiakban: számla) eredeti – a kedvezményezettnél maradó – példányára rá kell vezetni a következő szöveget: „Emberi Erőforrások Minisztériuma felé ……………. Ft (azaz ……………………….. forint) összegben az ……………. iktatószámú szerződés keretében elszámolva”, feltüntetve annak összegén belül külön a támogatás és külön az előírt saját forrás terhére elszámolt részt, és azt ezzel a rájegyzéssel kell lemásolni. Az így készített másolatot kell a kedvezményezett eredeti (cégszerű) aláírásával hitelesítve az elszámoláshoz csatolni.

• A számlák mögé csatolni kell a kifizetést igazoló dokumentumot (banki bizonylat/ bankszámlaszám kivonatot/ pénztári kiadási bizonylat) és a befogadott számla jogcímének megfelelő szerződés, megrendelés, felkérés (eredeti aláírással hitelesített) másolati példányát,
• Személyi kifizetés esetén csatolni szükséges a munkaszerződést és a hozzá tartozó kifizetésről szóló bizonylatokat, valamint a munkaadói terhek befizetéséről szóló igazolást (név szerinti megjelöléssel).
• Amennyiben a befogadott számlához megbízási szerződés tartozik, a megbízási szerződéshez kapcsolódó feladat teljesítésének igazolását másolat formájában szükséges csatolni.
• Eszközök, berendezési tárgyak vásárlása esetén az azokról szóló számlák mellett csatolni kell a bevételezési leltári bizonylat / eszköz-nyilvántartási bizonylat másolatát.
• Szolgáltatás esetén a számla másolat mellé kérjük az arra vonatkozó felkérést, vagy a szerződést csatolni.
• A számlamásolatokat sorszámozni kell és a b) pont szerinti számlaösszesítőre sorszám szerint, a sorszám feltüntetésével kell felvezetni, hogy a tételes ellenőrzés során a kifizetések egyértelműen azonosíthatók legyenek. A számlamásolatokat sorrendben úgy kell rendezni, hogy azok a szerződés mellékletét képező költségvetés tételei szerint legyenek csoportosítva.
• A számlák hitelesítője és a számlaösszesítő aláírója a támogatási szerződés aláírójával azonos személy lehet. Ettől eltérni csak a polgári jog szabályai szerinti meghatalmazással lehet.
• Az elszámolás során hiányos, vagy hiányosan kitöltött, vagy olvashatatlan, vagy nem eredeti aláírással benyújtott számlamásolat nem fogadható el.

A fenti bizonylat másolatokon túl a támogató jogosult egyéb olyan dokumentumokról is másolatot kérni, mely a támogatási összeg az elfogadott költségvetés és szakmai program szerinti, rendeltetésszerű felhasználását támasztja alá.

Azon szervezetek, amelyek vonatkozásában a támogató a szerződésben rögzített módon eltekintett a százezer forint értékhatárt meg nem haladó számviteli bizonylatok, kifizetést igazoló bizonylatok és dokumentumok becsatolásától, a hitelesített számlamásolatok csatolása helyett a b) pontban meghatározott számlaösszesítőt könyvvizsgáló hitelesítésével nyújtják be. A 100,0 ezer forint értékhatárt meghaladó számlák másolatát minden esetben be kell nyújtani. A hitelesítésnek azt kell igazolnia, hogy

• a számlaösszesítőben foglalt adatok a fent felsorolt bizonylatokkal alátámasztásra kerültek,
• a bizonylatok eredeti példányára rávezetésre került a fent meghatározott záradék,
• a bizonylatok megfelelnek a számviteli és adózási jogszabályokban foglalt előírásoknak.

A könyvvizsgálói hitelesítés nem zárja ki és nem helyettesíti az ellenőrzésre feljogosított szerveknek a megőrzési határidőkön belül történő helyszíni ellenőrzését, illetve azt a jogosultságát, hogy a bizonylatokat bármikor ellenőrzésre bekérje.

b) A pénzügyi elszámoláshoz a mellékelt számlaösszesítőt (tételes elszámolást) kell csatolni. (Kérjük jelezze, amennyiben szüksége van a Számlaösszesítő elektronikus változatára.)

3. A beszámoló aláírója a támogatási szerződés aláírójával azonos személy lehet. Ettől eltérni csak a polgári jog szabályai szerinti meghatalmazással lehet.

4. A szakmai beszámolót és a pénzügyi elszámolás számlaösszesítőjét egy – eredeti aláírásokkal ellátott – példányban kell benyújtani. A számlák másolatát csak az egyik példányhoz kell csatolni.

5. Amennyiben a támogatás folyósítására részletekben kerül sor, és a támogatási szerződés előírja, a részletek lehívásához rövid szakmai leírást és részelszámolást kell csatolni. A részelszámolást a 2. pont előírásainak betartásával kell elkészíteni. Ebben az esetben az utolsó részlet lehívása a beszámoló benyújtásával történhet, és a végelszámoláshoz csatolni kell a részelszámolások számlaösszesítőinek másolatát is.

A segédlet innen tölthető le:
Szövetség > Dokumentumok > Segédlet a „szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás” elkészítéséhez – EMMI